İŞ AKIŞ ŞEMALARI
——————————————————————————————————————–
AÇIKLAMA
————————————————————————————————————————–
Akış şeması, bir mantık dizisinin, iş veya üretim sürecinin, organizasyon şemasının veya benzer resmi bir yapının grafik temsilidir. Akış şemasının amacı, bir proje veya süreçle uğraşırken insanlara ortak bir dil veya referans noktası sağlamaktır.
Akış şemaları, ilişkileri tanımlamak için basit geometrik semboller ve oklar kullanırlar. Örneğin programlamada, bir programın başlangıcı veya bitişi oval şekil ile temsil edilir. Bir işlem bir dikdörtgenle temsil edilirken, bir karar elmas şekliyle temsil edilir. Buna ek olarak internet ise bulut şekliyle belirtilir.
-
Akış – Belirli gereksinimleri karşılamak için bir dizi mantık işleminin bir temsilidir. Düzensiz, doğal, düzeltilmemiş veya problemlerle dolu olabilir. Bu nedenle bazı durumlarda görünüşte yokmuş gibi görünebilir.
-
Şema – Akışın bazı düzenli ve ortak bölümlerinin bir sunumu veya yazılı açıklamasıdır. Bir grafik iletişim ve konsantrasyon için elverişlidir. Bu, süreç mühendisliği için referansların sunulması anlamına gelir.
Akış Şemasının Faydaları Nelerdir?
Akış şemaları iletişimi geliştirir. Örneğin, bir imalat sürecinde bir değişiklik yapıldığında, güncellenmiş bir akış şeması, etkilenen herkesin değişikliği ve onun genel üretim sistemine nasıl uyduğunu kolayca görmesini sağlar. Eğitim açısından akış şemaları, yeni çalışanların her bir adımının tüm süreci nasıl tamamlanacağını daha kolay anlamalarını sağlar.
Akış şemalarının önemli bir yararı, bir sürecin belgelendirilmesini sağlamalarıdır. Akış şemaları, süreci bir adımdan diğerine kadar izlemenize olanak tanıdığı için sorunlar ortaya çıktığında son derece yararlıdır. Bu, sorunun ne zaman meydana geldiğini kolayca belirlemenizi sağlar.
Akış şeması ayrıca operasyonları denetleyen yöneticilere rehberlik eder. Böylece politika ve düzenlemelere uygunluğun sağlanmasına yardımcı olur. Örneğin, yöneticiler defter tutma faaliyetlerinin genel kabul görmüş muhasebe ilkelerine göre yürütüldüğünü doğrulamak için bir muhasebe prosedürleri akış şemasına başvurabilirler.
Ayrıca akış şemaları yukarıdakilere ek olarak şu şekilde bir dizi faydaya sahiptirler:
-
İşlerin şu anda nasıl çalıştığını ve nasıl geliştirilebileceğini netleştirmeye yardımcı olur.
-
Bir işlemin bittiği yer ile bir sonraki işlemin başladığı yer arasında net çizgiler çizerken, bir sürecin temel ögelerini bulmanıza yardımcı olur.
-
Katılımcılar arasındaki iletişimi teşvik eder ve sürecin ortak bir anlayışını oluşturur.
Akış Şeması Ne Zaman Kullanılmalıdır?
Bir işletme sahibi olarak her zaman iş yerinizin verimliliğini artırmak için çaba göstermelisiniz. Bu nedenle bu görevi yerine getirmenize yardımcı olacak herhangi bir aracı veya kaynağı memnuniyetle karşılamalısınız. İşletmenizdeki süreçlerin düzenlenmesi, personelinizin verimliliğini artırmasına yardımcı olabilir ve daha fazla üretkenlik daha fazla satış anlamına gelir.
Dikkate alınması gereken araç, bir sürecin resimsel veya grafiksel bir temsili olan bir akış şemasıdır. Akış şemalarının kullanımı eğlence, mühendislik, fizik bilimleri ve bilgisayar programlama gibi endüstrilerde çok yaygındır. Akış şemalarının amacı, karmaşık bir teknik jargon olmadan bir sürecin nasıl çalıştığını veya çalışması gerektiğini bildirmektir.
Akış şeması özellikle aşağıdaki durumlardan birini gerçekleştirmek istediğiniz zaman kullanmanız gereken bir araç niteliği taşımaktadır:
-
Kimin kime girdi veya kaynak sağladığını görmek için uygun ekip üyelerini belirlemek.
-
İzleme veya veri toplama için önemli alanlar oluşturmak.
-
İyileştirme veya artırılmış verimlilik için alanları belirlemek.
-
Sebeplerle ilgili hipotezler üretmek.
-
Bilgi, malzeme, bakım veya bu süreçlerin kombinasyonlarını içeren süreçleri incelemek.
Akış Şeması Türleri Nelerdir?
Akış şemalarının varyasyonları ve versiyonları sonsuz olsa da, özellikle çok yönlü olan dört akış şeması tipi vardır. Bu dört yaygın diyagram iş, üretim veya idari süreçleri tanımlamak, bir kuruluşun nasıl çalıştığını veya farklı departmanların birlikte nasıl çalıştığını görmek için mükemmeldir.
1. Süreç Akış Şeması
Bir süreç akış şeması, yaygın olarak kullanılan dört akış şeması türünün muhtemelen en çok yönlü olanıdır. Çünkü neredeyse her şeye uygulanması mümkündür. Bir süreç akış şeması aşağıdaki sebeplerden dolayı kullanılabilmektedir:
-
Netlik kazanmak için bir kuruluştaki rolleri ve sorumlulukları planlayın.
-
Kapsamını ve adımlarını anlamak için yeni bir süreç veya proje için bir teklif hazırlayın.
2. İş Akışı Şeması
İş akışı şeması, bir işletmenin veya işlemin çalışma şeklini gösterir. Aşağıdaki örnekte, potansiyel bir müşterinin bir şirketin site aracılığıyla bir politikayı yenilemesi için gereken adımlar gösterilmektedir. Bu tür iş akışı diyagramı aşağıdakiler için kullanılabilir:
-
Yeni çalışanların yetiştirilmesi
-
Potansiyel problem alanlarının keşfedilmesi
-
Üst düzey bir genel bakış göstererek iş faaliyetlerinin netleştirilmesi
3. Yüzme Düzlemi Akış Şeması
Yüzme düzlemi akış şeması, birden fazla bilgi akışını yan yana göstermeniz gerektiğinde kullanışlıdır. Yüzme düzlemi diyagramları bir iş akışı diyagramına gerçekten benzeyebilir. Ancak buradaki anahtar nokta etkinliğin gerçekleştiği farklı kategoriler oluşturmanıza izin vermesidir.
Bir yüzme düzlemi akış şeması veya akış diyagramı, bir kuruluşun farklı bölümleriyle etkileşime giren veya farklı ekipler arasında işbirliği gerektiren tüm süreci belgelemek için mükemmeldir. Aşağıdaki örnek, dahili bir departmanın dışa bakan bir departmana paralel olarak nasıl çalıştığını ve süreçte ne zaman birbirleriyle etkileştiklerini gösterir.
4. Veri Akış Şeması
Bir veri akış şeması, verinin işlenme şeklini gösterir. Bir sistemi tasarlamak veya analiz etmek istediğinizde kullanışlıdır. Çoğu zaman yazılım geliştirme ve yazılım tasarımı için kullanılmasına rağmen, bilginin bir işte nasıl hareket ettiği gibi her türlü bilgi akışını analiz etmek için de kullanılabilir. Aşağıdaki örnek tipik bir satış hunisini gösterir. Bu durumda veri tüketici davranışıdır.
Akış şeması, bir işlemi, sistemi veya bilgisayar algoritmasını gösteren bir diyagram olarak bilinmektedir. Genellikle karmaşık süreçler net, anlaşılması kolay diyagramlarla belgelemek, incelemek, planlamak, geliştirmek ve iletmek için birçok alanda yaygın olarak kullanılırlar.
Bazen akış diyagramı olarak belirtilen akış şemaları, akış türünü ve diziyi tanımlamak için bağlantı oklarıyla birlikte adım türünü tanımlamak için dikdörtgen, oval, elmas ve potansiyel olarak çok sayıda başka şekiller kullanırlar. Basit, elle çizilmiş grafiklerden, birden fazla adımı ve rotayı gösteren kapsamlı bilgisayarlarla çizilmiş şemalara kadar çeşitlilik gösterebilirler.
-
Kitlenizi aklınızda tutun ve grafikteki ayrıntıları onlara aktarın. Açık iletişim, akış şemalarının temel hedefidir.
-
Eğer çizdiğiniz işlem farklı ekipleri veya departmanları içeriyorsa, sorumlukları ve devirleri net bir şekilde tanımlamak için bir yüzme düzeyi diyagramı kullanmayı düşünün.
-
Grafiğinizi düzenlemek ve mantıksal olarak akış sağlamak için sayfa içi veya sayfa dışı konektörler kullanın. Bu, bir grafiği ayrı sayfalara ayırmanıza ve yine de akışın iyi olmasına olanak tanır.